El secreto detrás de la productividad del trabajo remoto

por Sandra Zuluaga

 

¿Qué tanta atención le ponemos a la forma en que administramos el tiempo durante nuestra jornada? Optimizarlo podría ser la respuesta para tener un mejor desempeño

En el artículo anterior que hablé sobre la productividad en el trabajo remoto, me dirigí tanto a las personas en puestos de dirección como a los colaboradores de toda la plantilla de la empresa, incluidos los que nos encargamos del área de recursos humanos. 

No olvides leer mi artículo anterior: Productividad-en-el-trabajo-remoto.html

 

En esta ocasión quiero enfocarme en los colaboradores, las personas que son mayoría en la fuerza laboral y cuyo trabajo es el que mantiene a flote el proyecto operacional, administrativo y de negocio, pues parece que son los que se enfrentan a retos que no siempre se atienden de manera urgente cuando se trata de mantener (o aumentar) la productividad sin castigar la salud mental, física y emocional.

 

Pareciera que uno de los aspectos clave que debe tomarse en cuenta es el manejo del tiempo. El artículo «How to actually save time when working remotely», publicado el año pasado en la Harvard Business Review, menciona una idea clave: solo porque ya no se invierte tiempo en ciertas actividades (como el transporte de casa a la oficina) no quiere decir que se ahorra tiempo. Los estudios que comparte el texto hablan sobre el aumento de horas de trabajo, la dificultad de separar lo privado de lo laboral y lo dañino que puede ser sustituir el ocio activo (salir a caminar, practicar algún deporte, básicamente alejarse del sofá y las pantallas) con el pasivo (esencialmente ver televisión).

 

Esta nueva rutina que muchas personas descubrieron (o se vieron obligadas a descubrir) en el 2020 es la que lleva un efecto bola de nieve que se convierte en un impacto negativo que, más rápido de lo que se cree, se reflejará en la productividad de los trabajadores, de los equipos y, finalmente, de la organización entera. ¿Cómo afrontarlo? A continuación compartiré algunos consejos enfocados en cómo el manejo del tiempo, y un poco de autocuidado, ayudan a hacerlo con éxito.

 

Apreciar el beneficio de una rutina saludable

 

Cuando ya no es necesario transportarse todos los días al lugar de trabajo, se pueden tener hasta un par de horas extra al día que no se utilizarán en el auto, bicicleta o transporte público. Sin embargo, ese traslado ayudaba a que las personas hicieran una suerte de ajuste entre el «modo hogar» y el «modo trabajo», por llamarlo de alguna manera, que permitía iniciar el día laboral más rápido. Así que es necesario tener unos minutos de ajuste, a pesar de que el camino a recorrer sea de apenas unos pasos entre la habitación y el lugar donde está la computadora, que permita despejar la mente, además de lo considerado para desayunar.

 

Eso también quiere decir que conviene establecer rutinas para empezar, durante el día y para terminar el horario de trabajo: empezar a la misma hora, revisar las tareas sin excepción, llevar un registro del progreso a mitad de la jornada, descansar unos minutos como cuando se preparaba un café, finalizar el trabajo del mismo modo. Es decir, adaptar o crear nuevos rituales que estructuran el día laboral y permiten distinguir claramente el avance de la jornada. 

 

Aunque sea desde casa, la hora de salida sigue vigente

 

El cambio de lugar de trabajo puede desdibujar los límites entre la vida personal y la laboral. Quizá leer un correo más antes de cenar no se siente como una sobrecarga, pero ese tipo de excepciones se acumulan o pueden convertirse en un par de horas más de concentración en el trabajo que el cuerpo y el cerebro necesitan para relajarse, descansar, dedicarse a vivir fuera del trabajo. Por eso los trabajadores tienen que ser firmes con sus horarios, y cumplirlos: para empezar, pero también para terminar. Todo lo que llegue después de la hora de cierre es extra, y a menos que sea una verdadera emergencia, se atiende al día siguiente. De lo contrario, debe compensarse como se haría con horas extra en la oficina, y ahí es donde la administración tiene un papel importante: el de respetar el tiempo libre y compensar de manera justa en las excepciones.

 

Dar el 100 % todo el tiempo no es una estrategia, es puro desgaste

 

Si la empresa está preocupada por mantener un nivel de productividad, entonces debe olvidarse de exigir que sus colaboradores mantengan un ritmo intenso de trabajo durante la jornada completa. Es sencillamente insostenible, además de que actividades mentales, que dependen de análisis de problemas, creatividad en las soluciones o concentración no rinden buenos frutos durante 8 horas seguidas por múltiples razones. Un par de consultores que se dedican a optimizar el tiempo y la productividad a favor de los empleados (y sus empresas), recomiendan intervalos de 90 minutos de trabajo intenso y luego un descanso de unos minutos para recuperarse antes de los siguientes 90 minutos. Sus conclusiones son valiosas: «no podemos seguir presionando a la gente al límite y esperar que produzcan a un alto nivel de excelencia. Las empresas que construyen verdadera ventaja competitiva durante los año por venir serán las que abandonen la búsqueda para obtener más de las personas y se preocupen por cumplir mejor sus necesidades» laborales.

 

Organizar las tareas no es pérdida de tiempo

 

Para no perder de vista las tareas habituales ni las que surgen en el momento según las necesidades, una lista clara de lo que debe cumplirse ayuda a tener un mejor rendimiento. Por un lado, se evitan olvidos que las interacciones con miembros del equipo (aunque sea de forma remota) provocan de vez en cuando. Por el otro, tachar tareas cumplidas es satisfactorio y pone en evidencia el avance del trabajo. Una recomendación importante, para evitar abrumarse por lo que hay que hacer en el día, es desmenuzar las tareas en sus diferentes etapas. Por ejemplo, para obtener una relación de cotizaciones convendría anotar los diferentes prospectos a llamar, la creación del documento con la información obtenida y el envío del archivo final al área de compras para su aprobación. Unos minutos al inicio de la jornada son suficientes para organizarse, y es mejor hacer lo más complicado en las primeras horas, cuando hay más concentración.

 

Dedicar espacio a reafirmar el propósito individual y del equipo

 

A nivel emocional, incluso espiritual, la motivación y el sentido de propósito son ingredientes clave para que las personas inviertan su mejor esfuerzo para alcanzar metas. Para esto deben utilizarse tantas estrategias como sea posible desde los altos mandos: recompensas monetarias, premios en especie, reconocimientos verbales, recordatorios de la importancia del trabajo en conjunto, en general apoyo y empatía. Sin embargo, también es importante que se haga entre colaboradores y colegas, dedicarle un espacio al día para expresarlo. El reconocimiento entre iguales recuerda que las metas afectan a todos, benefician a todos, y que el trabajo individual tiene muchas repercusiones.

 

El tiempo es valioso, así que gestionémoslo con inteligencia. 

 

Encuéntrame en:

Facebook

Twitter

LinkedIn

Instagram