Sin tecnologías de la información no puede haber cultura híbrida

por Sandra Zuluaga

TI se ocupa de mucho más que recuperar una contraseña; puede ser clave para una cultura híbrida laboral saludable y exitosa

La cultura laboral híbrida se ha convertido en la estrategia que podría convenir más a las empresas que durante un año probaron que es posible continuar sus labores con colaboradores a distancia y otros en las instalaciones de la organización. Esta nueva flexibilidad es importante porque, como ya se ha mencionado en otros artículos de esta misma serie, abre la puerta a la inclusión, la diversidad de talentos sin importar en donde residan y a nuevas dinámicas que benefician la carrera de profesionistas, relaciones laborales con clientes o proveedores en otras latitudes y los resultados de una compañía.

No olvides leer mi artículo anterior: Como-vencer-la-paradoja-del-giver-y-convertirse-en-uno-exitoso.html

Sin embargo, la buena implementación de un modelo híbrido va mucho más allá de aceptarlo como una realidad, invertir en equipos de cómputo para las personas que trabajan desde casa o asegurar una buena conexión a internet. Se trata de la implementación de herramientas que, realmente, permitan que exista una comunicación eficiente, colaboración productiva y organización de las tareas sin dañar la salud mental de los empleados. Además, hay un aspecto que quizá se olvida fácilmente: este modelo de trabajo no está perfeccionado aún. De hecho, habría que hacerse a la idea de que durante los próximos años se correrán varias pruebas (que arrojarán algunos errores, además de aciertos) que ayudarán a que se comprenda más a detalle las estrategias que impulsarán la relación de trabajo entre colegas en distintos formatos.

En un artículo publicado por la plataforma colaborativa de diseño Canva, «Cultural impact of technology in hybrid work», se comparte un estudio en el que tres de cada cuatro de los participantes, a pesar de estar de acuerdo con adaptarse de alguna forma u otra a la mezcla de lo presencial con la distancia, expresaron que el trabajo en equipo durante la pandemia fue mucho más complicada que antes. Es más: el 84 % de esas personas dicen que urgen nuevas y mejoradas tecnologías para colaborar virtualmente.

Por eso es tan importante el papel de las tecnologías de investigación (TI) de la empresa, pues es gracias a este departamento que se encuentran soluciones que se adecúan perfectamente al caso de cada organización, de cada uno de sus departamentos y de cada uno de sus empleados. A pesar de que hay opciones populares (como Zoom para las videollamadas o la suite de Google para compartir información y colaborar en documentos), eso no quiere decir que son las únicas que deberían considerarse para todas las empresas como si fueran unitalla.

El departamento de TI, encabezado por su COI (Chief Information Officer), tiene una labor clave para que la transición al modelo híbrido sea un éxito, por lo que tampoco hay que olvidar lo necesario que es la continua comunicación con los responsables de recursos humanos, desde donde se identifican oportunidades e inquietudes que impactarán el desempeño de personal y organización por igual. Es decir, que TI tiene mucho qué hacer, y a continuación menciono algunas de sus tareas más importantes.

Reconocer las necesidades tecnológicas de la empresa

El departamento de TI hace muchísimo más que eliminar un virus en la computadora de contabilidad o recuperar la contraseña del director de finanzas. Mientras mejor se inmersa en las tareas de la empresa y conozca las labores de sus empleados, será el área experta en identificar cómo optimizar un proceso, automatizar una tarea o gestionar datos que, de otra manera, significarían muchas horas de trabajo sin un retorno de la inversión real. Es más fácil llegar a ese nivel de expertise si además existe una retroalimentación con las personas que se beneficiarían de la tecnología o que ya utilizan alguna herramienta digital, una en la existe una conversación empática que entiende que no todos tienen la misma habilidad con aplicaciones o computadoras, y cuáles son los problemas que más urge resolver. A partir de ahí, es más exitosa la búsqueda de soluciones que en verdad harán una diferencia si desde el CIO hay apertura.

Encontrar las herramientas adecuadas para el proceso adecuado

Ya sea en una suite, un software que combine mensajes de texto con videollamadas, creación de documentos de forma colaborativa o una interface que permita que exista convivencia entre equipos con el uso de la realidad virtual: hay un software que desea cumplir con esa expectativa. Recordemos que hay para todo, desde el reclutamiento del talento ideal para la empresa, construcción de una cultura laboral inclusiva o la medición de desempeños gracias al uso de análisis de datos, identificación de lenguaje prejuicioso, predicción de comportamiento para evitar fuga de personal a tiempo o para dar un ascenso a alguien que ya es parte del equipo. TI es el equipo que se encargará de acercar las herramientas tecnológicas que harán la vida más sencilla, al menos en el trabajo, de cerca o a la distancia.

Experimentar, analizar, aprender, repetir

Ya que es posible que el modelo laboral híbrido tarde un poco en encontrar su formato más eficiente, es necesario permitir la experimentación. Sobre todo en este momento, en el que hay innovaciones cada minuto que ofrecen ventajas distintas, las empresas probarán varias antes de dar en el blanco. Todos los intentos que no lleven al éxito son, además, aprendizajes que indicarán si hay ciertos sistemas operativos menos adecuados para el personal, o si hacen poco para eliminar la carga de trabajo o disminuir el estrés, cuáles funciones no se aprovechan en absoluto o los obstáculos que ciertas licencias de software crean en el flujo de labores.

Crear la solución si nadie más la ofrece

Esta es quizá una de sus funciones más espectaculares de TI, si tiene el equipo necesario y algunos recursos: diseñar y construir, desde cero, lo que su empresa necesita a la medida. Con el liderazgo adecuado desde su CIO, el equipo reúne las inquietudes de los colaboradores y directivos sobre lo que necesitan para alcanzar los objetivos, añade solo las funciones deseadas lo más sencillo posible y la organización se beneficia de un sistema que nadie más tiene para el modelo híbrido de trabajo funcione para todos, no únicamente para quien puede asistir más a la oficina o que se siente más cómodo con una cámara de video encendida todo el tiempo mientras trabaja.

Al final, el mayor reto de las tecnologías de la información es uno en particular: que la gente se sienta «completa y fácilmente conectada», como dice el fundador y CEO de StarLeaf, Mark Richer. Así que el secreto está en buscar, encontrar, probar o crear herramientas que permiten la comunicación para algo más que compartir una fecha de entrega. Richer opina que la experiencia del usuario y lo amigable de su interfaz influye en la satisfacción de los empleados y, por consiguiente, la productividad de toda la empresa. Claro está, es apenas una parte del engranaje para que la cultura laboral sea saludable, diversa, inclusiva, valiosa, pero definitivamente no debe dejarse atrás.

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