Cómo hacer la transición al trabajo remoto sin perder la cabeza en el intento

por Sandra Zuluaga

 

Ahora que la inevitabilidad del trabajo remoto (o híbrido) está clara, ¿qué deben hacer las empresas y sus integrantes para dar el gran salto?

Aunque la pandemia haya obligado a tomar ciertas medidas para mantener el distanciamiento social que pedía, no era una forma de trabajar que estuviera contemplada para muchas empresas, especialmente en México, pero una vez que la experimentaron, han decidido incluirla permanentemente.

No olvides leer mi artículo anterior:  La-nueva-era-del-reclutamiento-a-distancia.html

Esto quiere decir que es momento de que aquellas organizaciones que han valorado las ventajas del teletrabajo inicien la transición, pues seguramente ya identificaron cuáles elementos tienen a su disposición para llevarla a cabo. Por lo tanto, es vital que ahora conozcan qué es lo que les hace falta. Mi primera recomendación es que estos consejos se vean como el inicio de una auditoría a procesos, herramientas y habilidades (individuales y de equipos completos) que ayudará a entender mejor por qué este cambio no se hace únicamente al darle una laptop a los colaboradores y crear una cuenta en Zoom empresarial. Es decir, lo que sigue es todo lo que se debe considerar antes de implementar el trabajo remoto o híbrido.

 

Establecer expectativas

 

Después de un año de pandemia, es justo decir que la empresa ya aprendió una cosa o dos acerca del trabajo remoto y la forma en que las personas colaboraron a distancia. Estos aprendizajes deben ayudar a crear las nuevas reglas del juego, en donde se establecerán horarios, frecuencia de juntas en videollamada, software para seguimiento de proyectos, plataformas para mantener la comunicación informal abierta, responsabilidades y responsables.

 

La claridad con la que se comparta, y actualice esta información será uno de los pilares clave para que todos sepan qué deben hacer, los procedimientos que se esperan que se cumplan y quiénes se encargarán de gestionar casos excepcionales (enfermedades, emergencias, problemas técnicos que aparezcan sin avisar), lo que también ayuda a promover un ambiente de organización, alineación con el resto de los equipos y una rutina de trabajo saludable.

 

Dar seguridad a colaboradores, equipos y líderes

 

Con esto me refiero a varios puntos. La seguridad laboral no se enfoca solamente en instalaciones con buen mantenimiento o acceso a beneficios médicos. Además tiene que encargarse de la salud mental de los colaboradores, de garantizar que cuentan con todas las herramientas para llevar a cabo su trabajo, que pueden conectarse desde donde estén y que la información laboral que se comparte entre equipos no está amenazada por vulnerabilidades en los entornos digitales.

 

Dicho esto, si se encuentra alguna deficiencia en cualquiera de lo arriba mencionado, es responsabilidad de la empresa facilitar lo necesario, llámese capacitación para el uso de software colaborativo, actualización de dispositivos, acceso a conexiones de internet y prestaciones, como si todos los colaboradores continuaran bajo un mismo techo. Es un aspecto básico que ayudará a mantener un nivel de compromiso entusiasta entre las personas y que se verá reflejado en el cumplimiento de las metas.

 

Trasladar la cultura laboral al nuevo modelo de trabajo

 

Ya existen casos registrados, como los que menciona McKinsey en un artículo muy interesante sobre la implementación del trabajo remoto, en donde se nota una clara diferencia entre el trato que se da a las personas que comparten oficina física con los jefes y directivos y el que hay con los equipos que están a distancia. Para no alargar la historia: los que se ven con frecuencia son los que obtienen los mejores proyectos, mientras que los que están lejos se pierden de muchas oportunidades. Y aunque no es una consecuencia ideal ni intencional, es crítico que se tenga en mente cuando las personas en puestos de liderazgo gestionen la carga de trabajo.

 

La idea es que el modelo de organización también sufra las adecuaciones necesarias. Como dice el artículo que cité en el párrafo anterior, se debe dar la oportunidad de la creación de una «cultura compartida que provea estabilidad, cohesión social, identidad y pertenencia, ya sea que tus empleados trabajen remotamente, en las instalaciones o combinando ambos».

 

Ajustar los parámetros con los que se mide la productividad

 

Trabajar a distancia cambia la dinámica porque ya no se toma en cuenta el reloj checador o la asistencia a juntas presenciales, y llevar eso a vigilar el tiempo que un empleado invierte dentro del servidor es simplemente poco eficiente: eso no garantiza que se cumplan objetivos. Por lo tanto, esta es la oportunidad para que los líderes pongan a prueba sus propias habilidades de gestión y la confianza que tienen en el talento que es parte de su equipo. Dar libertad para administrar las propias tareas, siempre y cuando se alcance la fecha de entrega, ayuda a activar la creatividad de los colaboradores y a subir la auto confianza que tienen en sus habilidades. Un buen trabajo a distancia necesita nuevos indicadores y puntos de vista para reconocerlos.

 

Medir el éxito de las nuevas estrategias

 

Ya lo dice esa frase que vemos en todos lados: lo que no se puede medir no se puede controlar. Y todos los ajustes que la empresa haga para tener éxito en la transición al trabajo remoto tienen que seguirse para entender si es necesario hacer ajustes, cambiar políticas o de plano empezar de nuevo. Esto aplica tanto para colaboradores como para líderes: cada quien en su puesto sabe mejor que nadie lo que funciona y lo que no, por lo que la comunicación debe ser constante. No se trata de encontrar el hilo negro desde el día uno, sino más bien comprender a profundidad cuáles áreas sufren más y cuáles mejorar de inmediato con el nuevo modelo. Los profesionales de recursos humanos serán los que permitirán que esto sea más fluido, dando pie a correcciones y adaptaciones de estrategias que beneficien a toda la organización. Y esto depende mucho del siguiente punto. 

 

Escuchar con atención las sugerencias de los colaboradores

 

Nunca se debe asumir que un proceso está completo, inmejorable o imposible de ajustar. El trabajo remoto lo ha demostrado, quizá a la fuerza, aunque de forma contundente. Lo que funcione para una empresa no será suficiente para otra, así que la puerta de las sugerencias debe mantenerse abierta para encontrar oportunidades y soluciones más eficientes al reto que toda la organización enfrenta junta.

 

Y el trabajo en equipo es garantía de éxito.

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